Together: Ein Dokumenten-Manager mit iCloud-Anbindung

Um die Dokumenten-Manager für den Mac, die Helfer die das papierlose Büro unter OS X etablieren wollten, ist es in den zurückliegenden Monaten ruhig geworden. Sehr ruhig sogar. Die Macher der iDocument-Applikation, unser bisheriger Favorit in Sachen PDF-Verwaltung, scheinen die Entwicklung ihrer Mac-Anwendungen iDocument 2 und iDocument Plus komplett eingestellt zu haben.

Together: Gute App, schlecht bewertet

Yep kann zwar immerhin eine Aktualisierung vom vergangenen März vorweisen, ist seit der Umstellung des Archives von der selbstverwalteten Datenbank hin zum einfachen Finder-Aufsatz nicht mehr wirklich hilfreich. Und Paperless? Hier haben uns persönliche Gründe vom Dauereinsatz des $100-Downloads abgehalten. Paperless ist unübersichtlich, für unsere Einsatzzwecke zu überfrachtet und kommt mit einer Benutzeroberfläche, die spätestens seit der Veröffentlichung von OS X Mavericks nicht mehr ganz zeitgemäß wirkt.

Womit wir bei Together angekommen wären. Together hat momentan zwar mit relativ schlechten App Store-Bewertungen zu kämpfen, diese scheinen jedoch vor allem einem Fehler in der iCloud-Implementierung der Entwickler geschuldet zu sein der zwischenzeitlich behoben wurde. Auf Rückfrage bestätigte uns der verantwortliche Programmierer Steve Harris, dass die iCloud-Anbindung in den vergangenen Wochen komplett überarbeitet wurde.

Together: Die Ordner-Anzeige mit offener „Shelf“

Für uns eine ausreichende Erklärung um Together ausgiebig und ohne Vorurteile zu testen. Der Mac-Download wiegt 10MB und lässt sich als kostenfreie Probeversion aus dem Netz laden, die zwar zeitlich beschränkt aber ohne Einschnitte im Funktionsumfang genutzt werden kann.

Einmal installiert, startet Together mit einer komplett leeren Ansicht und drückt seinen zukünftigen Nutzern zahlreiche Werkzeuge in die Hand mit denen sich die PDF-Ablage verwalten lässt. Welche davon ihr langfristig einsetzen wollt, müsst ihr selbst bestimmen.

Gruppen, Sammlungen, Schlagwörter und Label

So stehen euch zum einen Schlagwörter und Label zur Verfügung, die sich pro Dokument vergeben lassen und zusätzlich zur Volltextsuche innerhalb der PDFs für eine Basis-Sortierung sorgen. Rechnungen des Stromanbieters lassen sich etwa mit den Schlagwörtern „Lichtblick“, „Strom“ und „Wohnung“ versehen sowie mit dem Label „Rechnung“ kennzeichnen.

Zudem versteht sich Together auf das Erstellen sogenannter „Ordner“ und „smarter Ordner“. Während es sich bei den Ordnern um ganz konventionelle Ordner-Ablagen handelt, die ihr etwa zum Vorsortieren von Jahrgängen nutzen könnt, sind die „smarten Ordner“ mit den intelligenten Wiedergabelisten aus iTunes vergleichbar.

So lässt sich etwa ein „smarter Ordner“ mit folgenden Vorgaben erstellen: Du sollst Dokumente vom Dateityp Pages enthalten, die aus den Ordnern „Wohnung“ stammen, das Label Rechnung haben, jünger als 12 Monate sind und mit dem Schlagwort „Wichtig“ versehen wurden. Darüber hinaus bietet Together sogenannte Gruppen an, die sich von Ordnern nur in einem Punkt unterscheiden: Gruppen können keine Untergruppen haben.

Together: Intelligente Gruppen

Habt ihr die ersten eigenen Dokumente in die Together-Datenbank kopiert – wie iTunes verwaltet Together seine Dateien selbst und legt im Finder nur eine Datenbank-Datei ab, in der alle Dokumente gespeichert werden – könnt ihr frei wählen, ob ihr eure Sammlungen in der Ordner-Ansicht oder in der nach Schlagwörtern sortierten Übersicht anzeigen lassen wollt.

Wir nutzen die Ordner-Ansicht, da Together hier die beiden zusätzlichen Bereiche „Library“ und „Items“ einblendet. Der Bereich „Library“ bietet die Ablagen „Letzter Import“, „Mülleimer“ und „Favoriten“ an, die gerade in den ersten Tagen mit der Mac-Anwendung unglaublich hilfreich dabei sein können, den Dokumenten-Umzug vom Finder hin zu Together logisch anzugehen. Der Bereich „Items“ sorgt für eine automatische Vorsortierung eurer Dokumente nach Dateitypen und unterscheidet Bilder, Audio- und Videodateien, Dokumente, Notizen, Lesezeichen und Webseiten.

Habt ihr eure Dokumente fertig sortiert, könnt ihr die optionale Sicherung der eigenen Bibliothek in Apples iCloud in Anspruch nehmen. Nutzer die sich für die iCloud-Ablage entscheiden, sichern fortan alle Dokumente automatisch in Apples Online-Speicher und haben so die Möglichkeit auch die iOS-Anwendung von Together, Together Mobile, einzusetzen. Diese listet alle Together-Dokumente und erlaubt den Zugriff auf die persönliche Bibliothek auch von unterwegs.

Wer so viele Dokumente verwalten muss, dass der iCloud-Abgleich zwischen iPhone, iPad und Mac mehr Fluch als Segen sein dürfte, kann auf Wunsch mehrere Datenbanken erstellen, von denen nur die ausgewählten in der iCloud und die restlichen Lokal gesichert werden. Auch hier seid ihr gut damit beraten euch bereits im Vorfeld Gedanken zu machen, welches System am besten auf eure Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Neben der Verwaltung eures Dokumenten-Sammelsuriums kann Together ausgewählte Dateien verschlüsseln, zum Verfassen schneller Notizen genutzt werden und bietet mit dem sogenannten „Shelf“ eine immer griffbereite Desktop-Ablage an, die den Import neuer Dokumente beschleunigen soll. Drei Funktionen die wir bislang weder benutzt noch benötigt hätten. Um ehrlich zu sein haben wir den „Shelf“ gleich beim Erststart deaktiviert, da uns die auf dem Desktop eingeblendete Ablage im Alltagseinsatz gehörig irritiert hat.

Together:Die Einstellungen

Kurzum: Solltet ihr auf der Suche nach einer umfangreichen, brauchbaren und robusten Dokumenten-Ablage sein, dann testet die Trial-Version der 50€ teuren Mac-Anwendung und probiert euch einfach mal zwei Wochen an Together aus.

Uns sagt die schlichte Mac-App vor allem wegen der vielseitigen Sortieroptionen zu. Neue Schlagwörter lassen sich genau so schnell vergeben wie kurze Kommentare, die integrierte Vorschau reicht meist schon aus um die gesuchte Information schnell zur Hand zu haben. Wer gerne auf Anwendungen statt auf das OS X-Dateisystem setzt, glücklich mit „Fotos“ für die eigenen Bilder und „iTunes“ für die private Musiksammlung ist, der könnte mit Together einen eben so zuverlässigen Datenbank-Kompagnon für seine Dokumente finden.

Together: Die Schlagwort-Anzeige