Johnny Decimal: Ein logisches Ablagesystem für Dokumente

Wer die ersten Gehversuche mit dem Dauerthema „papierloses Büro“ bereits hinter sich hat, kennt Konventionen wie die Dateinamen-Benennung mit vorangestelltem Datum im JJMMTT-Format.

Eingescannte Rechnungen mit Namen wie „190131 – Strom Rechnung.pdf“ lassen sich nicht nur komfortabler durchsuchen, sondern auch einfacher sortieren und sowohl in chronologische Ordnerstrukturen einpflegen als auch nach Themen gruppiert abheften. Womit wir zu „Johnny Decimal“ kommen.

Johnny Decimal ist keine App, kein Dokumenten-Manager und keine Hardware-Lösung, der Kurzname bezeichnet vielmehr eine Spezifikation, die euch beim logischen Aufbau einer gut sortierten Dokumenten-Ablage zur Hand gehen will.

Die Webseite schlägt euch ein ausgeklügeltes Konzept vor, um beliebige Dokumente so zu organisieren, dass diese im Zweifelsfall auch von Dritten überblickt werden können. Anders formuliert: Johnny Decimal könnte sich auch für dein Einsatz in Betrieben eignen.

Die Kurzfassung: „Johnny Decimal“ teilt all eure Lebens- und Arbeitsfelder in 10 Bereiche. Etwa „Finanzen“. Die einzelnen Bereiche werden ihrerseits in 10 Kategorien gegliedert. Etwa „Steuererklärungen“. Bereiche und Kategorien sind im Format 11.11 durchnummeriert.

Alles wird auf Zehner-Gruppen verteilt. Daher werden unsere ersten zehn Kategorien die Nummern 10-19 sein, die alle miteinander verwandt sind. Sagen wir 10-19 ist unser Finanzbereich. Kategorie 11 können Steuererklärungen sein, Kategorie 12 Abrechnungen usw. Wir wissen zudem, dass 42 keine finanzbezogene Kategorie sein wird. Das ist die Stärke des Systems: Du weißt immer woe d nach Daten suchen musst.

Johnny Decimal ist sicher nicht für jeden – wer jedoch einen Anstoß benötigt endlich mal damit anzufangen etwas Ordnung in seine digitale Zettelwirtschaft zu bringen und nicht alle Dokumente auf dem Schreibtisch und in Unterordnern wie „Schreibtisch alt“ und „Schreibtisch alt alt“ abzulegen, liest die hier abgelegte Spezifikation.