iDocument 2: Geniale Dokumenten-Ablage komplett überarbeitet
Die Mac-Dokumentenverwaltung iDocument hat sich neu erfunden und steht jetzt sowohl auf der Seite der Entwickler als auch im Mac App Store in Version 2.0 zum Download bereit.
Am besten als „iPhoto für Dokumente“ zu beschreiben, besteht die Hauptaufgabe der Dokumentenverwaltung darin, sich um die einfache Suche und den einfachen Zugriff auf euer papierloses Büro zu kümmern. iDocument – bei uns seit Jahren im Dauereinsatz – setzt dafür auf eine Mischung aus Volltextsuche, Schlagwörtern, Markierungen und auf ein Ordner-System mit intelligenten und weniger intelligenten Foldern.
Die Anwendung versteht sich auf PDF- und Bild-Dateien, die Formate der Microsoft Office Suite und Apples iWork Dateien.
Bereits beim Ablegen der Dokumente lassen sich Schlagwörter angeben und Ordner auswählen in denen die Rechnungsbelege, Anwaltsschreiben und Angebote verwaltet werden sollen, die Tag-Funktion bietet eine halbautomatische Verschlagwortung an, die später beim gezielten Auffinden der PDF-Dateien hilft.
Sind alle Dateien an iDocument übergeben, indiziert das Programm die Dateinamen, deren Inhalt, Metadaten wie das Datum der Erstellung und letzten Bearbeitung und ermöglicht die anschließende Suche in alle Bereichen.
Intern setzt iDocument auf eine Library-Datei in der all eure Dokumente gesammelt werden. Diese Library-Datei kann auch in der persönlichen Dropbox abgelegt werden und gestattet den Zugriff auf ein iDocument-Verzeichnis von mehreren Rechnern aus.
Doch in Sachen „Cloud“, versteht sich iDocument 2 auf mehr Features als nur die Nutzung der Dropbox-Ablage. Innerhalb der Anwendung lassen sich Apples iCloud, Googles Drive, die Dropbox, SkyDrive und SugarSync anbinden und ebenfalls indizieren. Unabhängig vom Speicher-Ort der Dokumente vereinheitlicht iDocument 2 so den Zugriff auf all eure PDF-Ablagen und Word-Speicher.
Die Sortier-Optionen iDocuments zeigen euer Archiv nach Datum, Titel Datei-Typ, Größe und „zuletzt aktualisiert“ an – eine integrierte Safe-Box verschlüsselt besonders wichtige Dateien. Im Gegensatz zu iDocument 1 bietet Version 2 keine begleitende iOS-Applikation mehr an, sondern verlässt sich auf Apples iCloud.
Ausprobieren empfohlen
Die Anwendung steht in einer Test-Version auf der Webseite der Entwickler zum Download bereit; wird gratis für Nutzer der Vorgänger-Version angeboten und kann im Mac App Store für 27€ erworben werden.
Aber aufgepasst: Wenn es nicht unbedingt die Version aus dem Mac-App Store sein muss, dann schaut euch noch mal das hier vorgestellte Mac-Bundle 3.0 von Stacksocial hinein. iDocument 2 gehört hier mit zum Lieferumfang der 10 zusammengeschnürten Apps, die sich momentan noch für $14 mitnehmen lassen.
iDocument 2 ist ein großartiges Update für ein sehr brauchbares Stück Software.
Wohl doch nix mit Livestream heute :(
Speichert das Programm Kopien der Dokumente oder nur eine Datei mit Verknüpfungen?
Wer braucht das noch? Mit Tags in Mavericks ist das schon überflüssig
Bist du ein Zeitreisender auf der Rückreise? Der Konmentar sollte wohl eher lauten: Wer braucht Mavericks noch – gibt’s doch schon lange!
Andererseits: warum Nützliches nutzen, wenn man auch noch ein bisschen warten kann :-) …
ne, ich habe noch kein Mavericks. Aber so wie dort Finder aussieht, braucht man nicht mehr alle diese iDokuments. besonders für 27 Euro :)
Wieso Rückreise: google doch mal OpenMeta – das ist der Ursprung vom Mavericks Tagging und existiert schon seit Mac OS X 10.4….
Dazu gibt es nette Tools wie Leap, Yep, Punakea etc. Speichern mit Tags via DefaultFolder, Automatisieren mit Hazel… iDocuments ist ein Rückschritt ;-)
Ich weiß jetzt nicht, ob ich es in iDocument 2 übersehen habe, aber neue Dokumente müssen immer importiert werden. Das bedeutet bei jedem erstmaligen Abspeichern: Erst auf der Festplatte oder in der Cloud speichern, dann importieren, Datei schließen und über iDocument wieder öffnen. Oder täusche ich mich jetzt da? Hat jemand einen eleganteren Weg gefunden?
Danke für den Tipp. Habe das gesammte Paket für 15$ gekauft.
Kann es auch einen ordner mit einem ftp server syncen? Wenn nein, kennt jemand ein gutes programm/eine gute app für mac dafür? Will so eine art one-touch-sync. Kennt da jemand was?
Yummy FTP Watcher
Ich benutze Doo. Das ist momentan noch kostenlos und hat mir bei zu Zeiten von iDocuments 1 besser gefallen. https://doo.net/de/
Ich setze seit langem auf YEP. das braucht keine Library-Datei. Es kann alles an seinem Platz bleiben. Und die Dropbox wird gleich mit durchsucht.
Endlich werden auch die Unterverzeichnise eines Indexordners durchsucht.
Das Programm gefällt mir deutlich besser als die Vorversion.
Für mich ein Muss, da ich bei mir alles scanne und per OCR in durchsuchbare PDF wandle und dann auf ein NAS sichere.
Die automatische Indizierung/Dokumentenübernahme bei Programmstart klappt jedenfalls prima.
Der Library – Ordner hat bei mir 194 MB, der Quell-Ordner auf dem NAS 1,6 GB!!!
Es werden nur die Vorschaubilder und die Indexe dort gespeichert NICHT die originalen Dokumente – fehlt bei mir die Netzwerkverbindung, dann kann ich auch die auf dem NAS gespeicherten Dokumente nicht zugreifen (finde ich auch ok so).
Hatte die Vorgängerversion. Geht jetzt das Durchsuchen der Dokumente, nicht nur der Metadaten („indiziert das Programm die Dateinamen, deren Inhalt,“)?
Die Suche nach Tags oder Namen war mir nicht ausreichend und selbst Pdf’s mit OCR gescanntem Inhalt wurden in der Suche nicht gefunden, wenn das Wort nur im Text und nicht im Dateinamen vorhanden war.
leider wird anscheinend kein odf unterstützt…
Ich nutze auch schon lange YEP und bin sehr zufrieden, gerade weil meine Dateien (z.B. In der Dropbox) nicht verändert werden.
Derzeit teste ich allerdings doo, welches auch gerade ein dickes und vielversprechendes Update erhalten hat.
Der entscheidende Unterschied zu YEP: es gibt Apps für iOS, wodurch unterwegs der zentrale Zugriff auf alle indizierten Dokumente möglich wird, egal ob Dropbox, GoogleDrive, Skydrive oder auch doo selbst. Ausserdem automatisches Verschlagworten (Tagging), integriertes automatisches OCR (musste ich für YEP immer mit Acrobat erledigen) – also sehr komfortabel.
Noch gibt es ein paar kleine Bugs, die jedoch kurzfristig bereinigt sein werden. Das Team istsehr Kundenorientiert und motiviert. Die Firma sitzt in Bonn und die Server sind ausnahmsweise nicht in Amerika.
Meine Empfehlung! (Ich bin nur User und ansonsten in keiner Weise mit doo verbunden)
Und wieder einer dieser Softwareanbieter die meinen sie müssten für mich entscheiden welchen Clouddienst ich verwenden soll. Hier ist die Auswahl zwar etwas größer aber selbstverständlich nur amerikanische Unternehmen. Für mich ein absolutes NoGo! Wieso um Himmels Willen kann ich mir mein Sync Ziel nicht über einen entsprechenden Dialog selbst einrichten (z.B. OwnCloud)? Und die Alternative Doo -> Amazon S3 Infrastruktur. Dann bleibt die Zettelwirtschaft eben erstmal wie sie ist ;).
Gruß Rilak
Dazu kann ich nur sagen private Dokumente haben in einer Could nichts zu suchen – sie gehören auf ein NAS. Ich muss nicht auf Rechnungen, Finanzamtsbelege etc. von unterwegs zugreifen. Ich habe manchmal den Eindruck der eine oder andere findet es einfach nur „cool“ alles in der Could abzulegen – das ist definitiv der falsche Ansatz – egal, ob US-Anbieter oder europäischer Anbieter. Es kann sinnvoll sein ein verschlüsseltes Backup der Datenbank in der Could zu speichern, um z.B. im Fall eines Feuers oder Einbruchs nicht alle Daten zu verlieren.
Der große Nachteil: alles wird importiert und läuft nur in dieser App. Punakea, Yen, Leap, DefaultFolder, Paperless, MailTags, Hazel & Co. nutzen seit Ewigkeiten App-übergreifend OpenMeta (das Tagging von Mavericks ist eine leicht weiterentwickelte Version).
iDocument ist eigentlich nur für jemanden, der ein Archiv jemand anderem zur Verfügung stellen möchte…