Der Mac als papierloses Büro
DEVONthink: Dokumentenablage mit umfangreichem Update
Die Dokumentenablage DEVONthink, neben der ähnlich empfehlenswerten Anwendung EagleFiler, eine der beiden wichtigsten Mac-Anwendungen für die Verwaltung eines papierlosen Büros, hat zum Wochenende eine so große Aktualisierung vorgelegt, dass die Macher schon fast von einem Upgrade sprechen, obwohl die Versionsnummer lediglich auf 3.8 geklettert ist und die Aktualisierung kostenlos unter allen Bestandskunden der Anwendung verteilt wird.
Mentions, Prüfsummen, Menübefehle
So führt DEVONthink 3.8 unter anderem eine runderneuerte Integritätsprüfung ein, die sicherstellen soll dass Dateien intakt und unverändert sind. Mit den neuen „Mentions“ sollen sich Beziehungen zwischen Dokumenten sichtbar machen lassen, die Bearbeitung von Texten im Markdown-Formt wurden spürbar verbessert. Profi-Anwender haben fortan zudem die Möglichkeit, JavaScript zur Automatisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe einzusetzen. Darüber hinaus kümmert sich das Update um Wartungsarbeiten und räumt bei Menübefehlen, Tastenkombinationen und der AppleScript-Integration auf.
Die neue Integritätsprüfung speichert zu allen gesicherten Dokumenten eine Prüfsumme, anhand derer jederzeit festgestellt werden kann, ob die abgelegten Dateien verändert wurden. So soll sich ausschließen lassen, dass Dokumente außerhalb der Kontrolle von DEVONthink verändert wurden – etwa beim Abgleich mit Cloud-Diensten oder durch defekte Datenträger.
Was die Verknüpfung von Dokumenten untereinander angeht, kann DEVONthink nun mit Links umgehen, die unabhängig vom Dokumenten-Namen arbeiten und auch dann noch weiter zum Ziel führen, wenn die verlinkten Dokumente umbenannt wurden. Neu implementierte „Mentions“, also Erwähnungen von Dokumenten, helfen dabei zu überblicken, in welchen Beziehungen Dokumente untereinander stehen.
Weiterhin im Einmalkauf, mit Testversion
Markdown-Nutzer können ihre Texte einfacher um Bildschirmfotos ergänzen. Anwendern, die viel mit PDF-Dokumenten zu tun haben, drückt DEVONthink 3.8 neue Werkzeuge zum Hervorheben, und Unterstreichen in die Hand. In der Suche lässt sich ein neuer Standard-Suchbereich festlegen.
DEVONthink kann in vollem Umfang kostenlos ausprobiert werden. Bei Gefallen lässt sich die App dann im Einmalkauf erwerben. Die Standard-Lizenz kostet 87 Euro, die Pro-Lizenz 180 Euro. Die Unterschiede werden hier erklärt.
Ich nutze das Programm seit Jahren und kann es nur empfehlen! iOS App verfügbar, stetige Weiterentwicklung, gute Community, persönliche Hilfe durch den Entwickler- Mein Lieblingsprogramm auf dem Mac!!!
Ich kann mich dem nur anschliessen. Außerdem: Bei mir, alles auf Synology, keiner liest mit (Evernote) verschlüsselte und sichere Synchronisation. Auch mit iOS. Das Programm ist ein Traum!
Klar kann man auch zu Fuß gehen. Aber mit dem richtigen Fahrzeug geht es halt besser und schneller, gerade bei langen Strecken…
+1 perfekter Service, super Programm
Hallo Tom,
wie machst du dass denn mit der Synology? Liegen dort deine Datenbanken und du greifst über das Netzwerk zu oder nutzt die Synology Sync?
Wenn ersteres, LAN oder WLAN? Wie ist die Performance? Import oder Indizierung?
Machst du trotzdem den Internet Sync, um mobil drauf zuzugreifen?
Viele Dank, solltest du antworten ;-)
Kann ich die App auch nur mit IOS (iPhone) sowie iPad nutzen, oder benötige ich unbedingt einen Rechner?
NAS Synology DS216+II ist vorhanden.
Mir geht es nur um eine rein private Nutzung – papierloses Büro. Scans werden somit mit dem Phone oder aber ggf. mit nem HP Envy Multifunktionsdrucker gescannt.
Privat habe ich gar keinen Rechner mehr im Einsatz.
Selbst die Steuererklärung kann und muss ja mittlerweile mit Elster Online erledigt werden – Elster Formular ist Geschichte.
Bin Dankbar für Infos und Tipps zu Euren Workflows…
Bin mir bei solchen Tools eher unsicher, ob sie wirklichen Mehrwert bringen. Man leidet an Lock-in: sobald man die Sofftware nicht mehr verwendet, verliert man viele Metadaten-Informationen, die nur proprietär über die Software verfügbar sind. Und auch diese Software ist (wie alle Software) nicht fehlerfrei. Man holt sich also auch immer neue Probleme ins Haus.
Was genau ist denn der Vorteil gegenüber dem Finder? Stichwörter kann man ja auch mit diesem erstellen und danach sortieren?
Ich scanne seit Jahren alles ein und lege es in Ordner ab – erst in einen „Sortierordner“ und dann später wenn ich Zeit finde ins Archiv. Ordnerstruktur: Jahreszahl -> Firmenname etc.
87 EUR ist natürlich eine Hausnummer.
Also was genau ist der Mehrwert?
Gute Frage. Ich wäre auch gespannt!
Ich kann natürlich nur für mich sprechen – und ich nutze DT fast wie den Finder als „simple“ Ablage. Warum?
Nun kann ich also an beiden Macs Dokumente zur Ablage hinzufügen und habe an beiden Macs jeweils Zugriff auf den aktuellen Stand.
„Aber das geht doch mit dem Finder auch?“
Korrekt!
Und dann such mal schnell ein bestimmtes Dokument! Spotlight funktioniert nämlich auf Netzwerklaufwerken nicht wirklich. Es ist mit dem Finder dann immer ein Frage-Spiel, ob es jetzt nur nicht angezeigt wird oder ob es das Dokument wirklich nicht gibt etc.
In DT ist es Spotlight-Like quasi mit dem Tippen in der Ergebnisliste und ich kann einschränken ob ich etwas im Titel oder im Inhalt suche oder in den Notizen zum Dokument…
Hinzu kommt, dass ich 2 Datenbanken habe (Privat und Gewerbe) mit jeweils thematischen Unterverzeichnissen.
Neue Dokumente landen im zentralen Posteingang.
Die „KI“ schlägt dann vor, in welches Verzeichnis ein Dokument wohl am besten passen würde und liegt damit zu über 90% richtig. Ich brauche dann nur aus den Vorschlägen das Ziel bestätigen und es ist abgelegt (ohne langes herum geklicke in einer einer Ordner-Struktur im Finder) – Ich kann auch mehrere Ziele wählen und das Dokumente landet als Verknüpfung in allen Zielen falls ich mal manuell etwas heraussuchen möchte. Das spart mir viel Zeit.
Aber Ja: Man kann das, was ich damit mache, auch alles mit Bordmitteln im Finder machen wenn man etwas mehr klickt oder sich mehr Verknüpfungen / Shortcuts / Automator-Aktionen etc. für die eigenen Zwecke anlegt
Vielen Dank. Habe meine Dokumente auf einem Synology NAS und dort Universal Search aktiviert. Somit funktioniert spotlight auch im Finder :-)
Für weniger Geld würde ich es wohl mal kaufen bzw. Erst testen. Die iOS App kostet nämlich auch noch mal um die 30 EUR. Da nutze ich zB PDF Expert womit ich über SMB / VPN auf mein NAS Dokumenten Archiv zugreife.
Oh, danke für den Tipp mit Universal Search :) Ich habe eine Synology als Backup-Speicher für so einiges und überlege seit einiger Zeit, die alte TimeCapsule mit allerhand Bewegungsdaten mal abzulösen… dann wird das evtl. auch eine keine Synology. Eine funktionierende Suche im Finder wäre mir den Aufpreis zu einer simplen Netzwerkplatte wert :D
ok, also vergleichbar mit einer verwaltung für musik oder für fotos. die kann man auch in ordner schmeißen – oder über eine datenbank nach kriterien wiederfinden, die das sateisystem nicht so unbedingt hergibt (z. b. gesichtserkennung auf fotos).
Der Mehrwert ist das Auflösen der Hierarchie.
Die Order im Finder bauen eine fixe Struktur auf, in der man gezwungen ist sich zu bewegen.
DevonThink und EagleFiler lösen diese feste Struktur auf.
Beispiel:
Maurermeister Müller hat eine Rechnung geschickt. Wo lege ich sie ab ?
2021 – Rechnungen – Oktober
Rechnungen – 2021 – Oktober
Projekte – Umbau – Müller
Projekte – 2021 – Umbau – Rechnungen
Projekte – 2021 – Umbau – Rohbau
Müller – Rechnungen – 2021
::
usw
Meist sieht die Lösung so aus, dass man mehrere Strukturen parallel aufbaut und die Dateien als Kopie ablegt.
Problematisch wird es dann, wenn man eine Kopie vergisst. Die Frage „Wo könnte das noch liegen?“ kennt glaube ich jeder…. Gefährlich wird es dann, wenn z.B. wegen sich einer Reklamation der Rechnungsbetrag ändert und man beim Ablegen eine Kopie vergisst. Schaut man an der einen Stelle nach, rechnet man mit dem reduzierten Betrag, schaut man an der anderen Stelle, rechnet man mit dem ursprünglichen Betrag. Je nachdem worum es sich handelt entstehen Folgefehler mit entsprechenden Auswirkungen.
Programme wie DevonThink und EagleFiler lösen das Problem über eine Datenbank und Tagging. Statt Ordner werden Schlagworte verwendet und darüber auch gefunden. Dadurch ist die Reihenfolge wie gesucht wird egal. Damit das funktioniert wird eine Datei immer nur einmal gespeichert und – um den Faktor Mensch auszuschließen – werden die Dateien nicht mit Originalnamen abgelegt (denn man möchte die Datei vielleicht an anderer Stelle benutzen und verschiebt sie versehentlich oder so).
Ich verwende seit Jahren eine App namens LEAP, die das, was DevonThink und EagleFiler mit eigenen Datenbanken machen, mit Hilfe von Finder Tags macht. Die Datenbank ist dabei das Dateisystem von Mac OS X.
Für eMail benutze ich MailTags, zur Datei-Automatisierung Hazel. Unterm Strich nicht wirklich viel billiger, dafür aber die Sicherheit, dass die Verwaltung der Dateien vollständig über Mac OS X läuft.
DT ist deshalb so genial, da man an einem Ort alle Dokumente in einer DB hält (jedoch nicht die Dateien, die sind frei zugänglich).
Da ich immer adhoc Dinge suche, von denen ich weiß, dass ich sie mal hatte, ist es in DT ein Einfaches, über die Suche wirklich alles sofort wiederzufinden.
Alle PDFs (Scans) werden mit der eingebauten OCR in PDF+ umgewandelt und sind damit wie eine Text-Datei durchsuchbar.
Für mich nicht mehr wegzudenken, obwohl ich dami wahrscheinlich nur 15% nutze – der Rest ist mir auch zu kompliziert.
Für alle Notizen, Bookmarks etc. nutze ich jedoch nicht DT (obwohl dafür vorgesehen), sondern Notebooks (auch iPhone/iPad).
Das mache ich genau gleich mit den selben beiden Programmen. ;-)
Es sind schon viele Killergumente, die für die Verwendung sprechen. DT ist in diesem Zusammenhang nicht nur ein reines Ablagesystem, was in diesem Fall der Finder wäre. Klar, der Finder bietet auch einiges, aber eben nur einen Bruchteil von DT. Bevor mich hier die Leser auseinander nehmen: Ich vergleiche hier den Finder mit DT aus Sicht der zweckgebundenen Anwendung.
Um mal einige Killer-Argument FÜR MICH zu nennen.
Beispiel:
Man erstellt eine Regel, dass wenn Dokumente mit dem Titel „Telekom“ abgelegt werden,
in den Ordner „Telefonrechnungen“ verschoben werden sollen.
Mein Rat: Bitte testen. Die 87€ sind im Verhältnis zu Preis/Leistung wirklich ein Klacks und sind eine gute Investition.
Anmerkung am Rande: Bin kein Mitarbeiter von DT sondern nur ein sehr überzeugter Kunde und sehe es als Pflicht an, einer so guten Anwendung auch mal zu loben. Bitte weiter so!
Ich habe inzwischen zwei Versuche hinter mir DevonThink zu kapieren. Es will mir nicht gelingen. Nicht nur das. Durch eine falsche verstandene Bedienung habe ich tausende Scans versehentlich von der Platte gelöscht. (ich bin davon ausgegangen diese in DT kopiert zu haben, statt dessen war es in DT wohl nur Links zu den bereits vorhandenen Dateien… irgendwie so) Geheiligt sei das Backup!
Ich habe mir schon Einsteigerkurse bei steffiscloud.de gekauft und angeschaut aber das ist alles sehr trockene Theorie, so dass ich danach trotzdem nicht wusste wie ich anfangen sollte. Was mir fehlt sind Erfahrungswerte und Ideen wie zum Beispiel erst einmal der ganze private Kram (Versicherungen, Bankdokumente, Notizen usw.) angelegt und wieder gefunden werden kann. Macht man es sinnvoller über Tags oder über mehrere Datenbanken oder oder
Gibt es keine Kurse mit realen Menschen mit denen man sich austauschen könnte – idealerweise irgendwie in Süddeutschland?
Ich hatte mich auch mal daran versucht. Ich kam zu der Entscheidung,dass es für Privatanwendungen viel zu umfangreich ist. Nur um einige Versicherungsdokumente etc zu digitalisieren reicht eine Festplatte oder NAS und eine verständliche Ordnerstruktur. Solche Dokumentenablagen sind nur für Leute die sehr viel Papierkram haben. Diese Tags und Querverweise zu anderen Dokumenten sind für eine private Dokumentenablage nur bedingt brauchbar.
Ich benutze es privat am Anfang war etwas schwierig. Jetzt will ich es gar nicht missen. Kann es nur empfehlen
+1
Mit DevonThink konnte ich mich auch nie so richtig anfreunden. Ich benutze stattdessen EagleFiler und eigentlich auch nur für die Email-Ablage. D.h. so einmal im Jahr nehme ich meine Emails und importiere sie nach EagleFiler.
Für Selbstständige reicht dieser Workflow aber leider nicht im Hinblick auf die GOBD Richtlinien aus.
Hier suche ich auch noch ein vernünftiges System. Eigentlich wäre so etwas wie Dropbox, Box oder OneDrive dafür perfekt. Leider bieten diese Dienste Einzelnutzern allesamt bislang keine Journalfunktion für bis zu 10 Jahre an. Und eine GOBD konforme Mailarchivierung suche ich auch noch … ein nerviges Thema
Moin,
ein sehr gutes E-Mail Archivierung würde ich Ihnen Securepoint empfehlen. Oder Sie rufen mich an.
Ich hab mich von den ganzen Tools verabschiedet und speichere meine Dateien / Scans mit einem ordentlichen Namen versehen nur noch in einer normalen Ordnerstruktur auf dem Rechner. Für den Hausgebrauch sich Tools wie ELOOffice, Devonthink und Co. vollkommen oversized.
Wenn ich was suche, nuitze ich die Suchfunktion oder klicke mich einfach direkt durch den Ordnerbaum, das geht schneller als ich so ein Tool gestartet habe.
Wie immer kommt es auf die Aufgabenstellungen und die Nutzungen an.
Ich arbeite papierlos mit sehr vielen Dokumenten – und da ist allein die Funktion der automatischen Einordnung Gold wert, die tatsächlich im Lauf der Zeit an den Dateinamen erkennt, in welche Ordner die Dokumente sollen (und zwar nicht nur zum Beispiel „Bankauszüge“, sondern auch gleich in den passenden Unterordner nach Jahrgang).
Aber auch die Tatsache, dass ich eine komplett verschlüsselte Datenbank über die Cloud synchronisieren kann und damit alle Dokumente auch offline auf meinem iPhone jederzeit verfügbar habe, sind für mich ein Argument. Ebenso die Integration in andere Anwendungen, das „Clip to Devonthink“, mit dem man beliebige Schnippsel z.B. aus dem Browser in die Verwaltung bekommt, sind sehr hilfreich.
Aber wie gesagt, ich verstehe genauso gut Leute, denen der Finder mitsamt einer guten Ordnerstruktur ausreicht (den kann man ja auch über iCloud-Drive oder andere Cloud-Speicher synchronisieren). Kommt also wirklich auf den Bedarf und die gewünschte Automatisierung an.
Bin voll bei Dir. Hatte ebenfalls schon Kurse und Co – werde dennoch nicht richtig warm mit DT.
Ich scanne alle Dokumente ein mit OCR. Mit Hazel wird das Dokument umbenannt in Rechnungsdatum – Firma (ausgelesen aus Mailadresse oder URL). Tag hinterlegt und auf der NAS im jeweiligen Unterordner Rechnungen – Firma – Jahr abgelegt.
So eine Gruppe mit monatlichen Treffen zum Austausch – gibt es so etwas? BTW komme auch aus Süddeutschland / Heilbronn ;-)
@dirk
Ulm :-)
Ich wollte mir immer mal DEVONthink zulegen, aber irgendwie fand ich dann doch keinen Mehrwert für mich. Habe mir edliche Turorials angesehen, aber ich denke es ist einfach zu überfrachtet mit Funktionen. Letztendlich ist mein „papierloses“ Büro, eine durchdachte Ordnerstruktur, verbunden mit strukturierten Datenamen, beginnend mit dem Datum. Kann hierzu http://www.rosenblut.org als Ideengeber empfehlen.
Das papierlose Büro habe ich jetzt mit fileee angefangen. Das sieht sehr einfach aus uns die Ablage ist einfach—> alles auf einen Haufen.
Beim suchen kann die App dann sagen, wo es ungefähr liegt anhand von farbscalen in der Höhe des Stapels.
Tags kann man auch vergeben.
https://youtu.be/dXeiuxrAit8
Hallo, neben Devonthink möchte ich auch hier gerne auf das mehr grafische The Brain http://www.thebrain.com hinweisen. Benutze ich seit Jahren und ist einfach der Hammer.
Was passiert eigentlich wenn Manisch irgendwann entscheidet DT nicht weiter zu verwenden? Ich hab vor Jahren mal EcoDMS verwendet. Als ich das nicht mehr nutzen wollte war es echt problematisch die Originaldateien da wieder raus zu bekommen. Sind die Originale bei DT irgendwo benutzbar in der Cloud oder einem NAS abgelegt?
Zwar nicht so hübsch wie DT, aber zB für meine persönlichen Zwecke ausreichend, Funktionen Ident zu DT und dazu kostenlos: Paperless-ng