Ausprobiert: Die Dokumenten-Verwaltung EagleFiler

Inzwischen wurden die neuen MacBooks ausgeliefert und wie viele andere Anwender nutzen auch wir die Gunst der Stunde dazu, den frisch ausgepackten Maschinen nicht einfach nur ein altes Gerätebackup aufzubügeln, sondern haben uns für die jungfräuliche Variante entschieden: Wir starten mit dem blanken Betriebssystem und installieren in den kommenden Wochen ausschließlich all jene Applikation, die sie auf den alten Rechnern bewährt haben.

Neben dem guten Gefühl, so auf alten Ballast und überflüssige Konfigurationsdateien verzichten zu können, hilft der frische Start auch dabei, die stetig gewachsene App-Auswahl im Programmverzeichnis noch mal zu hinterfragen: Benötigen wir wirklich alle der im Laufe der letzten Jahre installierten Anwendungen? Welche unserer Mac-Applikation wurden schon lange nicht mehr aktualisiert? Welche haben uns Probleme bereitet? Welche haben wir in den zurückliegenden Monaten so gut wie nie geöffnet?

Fragen, die wir uns auch beim Blick auf unsere Dokumenten-Manager gestellt haben. Neben iDocument – einem ehemaligen Favoriten, dessen Weiterentwicklung inzwischen jedoch komplett eingestellt wurde – wartete auch die auch die Together-Anwendung schon seit einer Ewigkeit darauf, mal wieder geöffnet und benutzt zu werden. Dem umfangreichen Dokument-Manager mit korrespondierender iOS-Applikation haben wir uns im vergangenen Februar ausführlich gewidmet, im anschließenden Alltagseinsatz aber schnell festgestellt, dass uns Together mit seinen zahlreichen Power-User-Funktionen, Gruppen und Ordnern jedoch etwas zu überladen und etwa zu unübersichtlich gestaltet war. Eine Erkenntnis, die letztlich wieder zum Einsatz der iDocument-Applikation geführt hat und uns seitdem Magenschmerzen bereitet.

EagleFiler: Eine Beispiel-Datenbank mit Schlagwörtern und Ordnern

Ohnehin schon etwas wackelig auf den Beinen, kann der fehlende Entwickler-Support jederzeit dafür sorgen, dass iDocument seinen Dienst mit einer der anstehenden macOS-Aktualisierung komplett einstellt, sich anschließend nicht mehr starten lässt und seine Tür zu unserem papierlosen Büro verriegelt. Es muss also eine Alternative her.

Nach einer langen Suche, mehreren Open Source-Ausflügen (u.a. zu Tag Spaces, Devonthink und Yojimbo) und der hartnäckigen Einforderung von Empfehlungen aus dem Freundes- und Bekanntenkreis sind wir letztlich bei der Mac-Anwendung EagleFiler gelandet. Ein alter OS X-Veteran, der schon seit 2006 kontinuierlich entwickelt und zuletzt am 18. Oktober 2016, also erst vor gut einem Monat aktualisiert wurde.

EagleFiler archiviert seit 2006

Programmiert von Michael Tsai – in der Mac-Community vor allem durch seine eloquent-kritischen Blogeinträge auf mjtsai.com bekannt – tritt EagleFiler mit einer Benutzeroberfläche an, die vor allem langjährige Mac-Anwender ansprechen dürfte. EagleFiler erinnert uns an Xpad und BBedit und Co. und verzichtet auf den neuen Mac-Look, den Anwendungen wie MoneyMoney, Screenium oder Pixelmator eingeführt haben. Der Dokumenten-Manager präsentiert sich als zurückhaltende, grundsolide Mac-Anwendung, die auf einen Inspektor, eine Mehr-Fenster-Anzeige und eine ganz konventionelle Symbolleiste setzt.

Nach dem ersten Start legt EagleFiler eine Datenbank-Datei an, die sich in einem beliebigen Verzeichnis des Rechners und damit auch in einem (auf Wunsch geteilten) Dropbox-Ordner ablegen lässt. Und bereits die Datenbank unterscheidet sich erheblich von den konkurrierenden Anwendungen, die um eure Gunst für den perfekten Begleiter beim Aufbau eines papierlosen Büros kämpfen.

EagleFiler: Das Datenbankverzeichnis und die Schnellablage

Übersichtliche Datenbank-Struktur mit direktem Zugriff

Zum einen handelt es sich bei der Datenbank nicht um eine kryptisch beschriftete Container-Datei, die auf SQLite-Dateien und eigene Dateinamen setzt, sondern um eine übersichtliche Verzeichnisstruktur, die die von euch gewählte Sortierung innerhalb der Anwendung berücksichtigt und synchron abbildet. Anders formuliert: Habt ihr euch in EagleFiler ein Verzeichnis „Rechnungen“ und einen Unterordner „Reklamationen“ erstellt, dann findet ihr diese mit der gleichen Hierarchie auch im Datenbank-Ordner.

Eine konzeptuelle Entscheidung, die mit zwei großen Vorteilen einhergeht: Auch ohne laufende EagleFiler-Anwendung lässt sich von Unterwegs (etwa über die Dropbox-App auf dem iPhone oder dem öffentlichen Rechner eines x-beliebigen Internet Cafés) auf ein gerade benötigtes Dokument zugreifen. Und: Der Import neuer Dokumente kann direkt im Datenbank-Verzeichnis vorbereitet werden.

„To Import“-Ordner für gleichzeitigen Zugriff

So bietet EagleFiler für jede eurer Datenbanken einen „To Import“-Ordner an, in den ihr all jene PDF-Dateien, Bilder und Dokumente ziehen könnt, für deren Ablage ihr momentan keine Zeit habt. Beim nächsten Start des Dokumenten-Managers importiert EagleFiler die hier gesicherten Dokumente dann selbstständig und legt diese im intelligenten Ordner „Unsortiert“ ab. Die Funktion, die es euch ermöglicht EagleFiler mit neuen Dokumenten zu bestücken, ohne die Applikation öffnen zu müssen, ist hilfreich beim Einsatz einer Datenbank, die von mehreren Anwender genutzt wird.

Intelligente Ordner mit automatischen Aktionen

In seinem Hauptfenster setzt EagleFiler auf eine Kombination aus verschachtelten Verzeichnissen, intelligenten Ordnern, Schlagwörtern und immer verfügbaren Meta-Daten („zuletzt geändert“, „Dateigröße“, „Dateityp“ etc.). Neue Dokumente, die von euch in die Anwendung gezogen wurden, lassen sich so in ein beliebiges Verzeichnis einsortieren, verschlagworten und können anschließend nicht nur anhand der integrierten Volltextsuche sondern auch über ein Tag-Anzeige aufgespürt werden.

EagleFiler: Intelligente Ordner wie iTunes

Die intelligenten Ordner erinnern an die intelligenten Wiedergabelisten des Medienplayers iTunes und können mehr als nur definierte Suchaufträge im Stil von „zeige alle PDF-Dokumente, der vergangenen zwei Wochen mit dem Schlagwort ‚wichtig‘ aus dem Ordner Finanzamt“ absetzen.

Wer möchte kann die intelligenten Ordner auch zum automatischen Ausführen von Aktionen einsetzen. Mit wenigen Handgriffen lässt sich ein intelligenter Ordner erstellen, der alle Dokumente, die ihr in diesen verschiebt, mit ausgewählten Schlagwörtern versieht und diese in ein zuvor definiertes Verzeichnis bewegt.

EagleFiler: Intelligente Ordner mit Aktionen

Für Neueinsteiger sicher sinnvoll, bietet EagleFiler eine schnelle Ablage an, die sich auch dann als kleines Programm-Fenster auf dem Desktop anzeigen lässt, wenn die Hauptapplikation geschlossen wurde. Hier lassen sich beliebige Dateien aus euren persönlichen Verzeichnissen ablegen und so direkt in die Datenbank aufnehmen.

Schablonen für neue Dokumente

Neben der Verwaltung schon vorhandene Dateien kann Adler auch zum Erstellen neuer Dokumente genutzt werden. Hierfür bietet der Entwickler nicht nur zwei schnelle Aktion an, mit deren Hilfe sich neue Text und RTF-Dokumente erstellen, bearbeiten und sichern lassen, sondern erlaubt euch auch das Anlegen von Vorlagen-Schablonen. Diese können in der Stationery Folder der EagleFiler-Datenbank abgelegt und mit Spotlight-Kommentaren versehen werden, die EagleFiler zum Setzen der von euch definierten Schlagwörter auswertet.

Wer viele Inhalte aus dem Netz sichert kann zudem die zahlreichen, hier angebotenen Bookmarklets nutzen, die sich in Safari sichern und dazu einsetzen lassen, die aktuell besuchte Seite, etwa als PDF in den Datenbestand von EagleFiler zu importieren – ein Hauch von Evernote, wenn man so will.

Schlicht und solide

EagleFiler hat uns vor allem mit seinem schlichten Ein-Fenster-Auftritt und seiner zehnjährigen Geschichte überzeugt. Bei dem Download handelt es sich nicht um eine opportunistische «Ich verkaufe mein Freizeit-Projekt jetzt im Mac App Store»-Anwendung aus Studentenhänden, sondern um eine OS X-Applikation, die zehn Jahre gereift ist und 204 Seiten benötigt um ihren kompletten Funktionsumfang in dem 2MB großen Anwender-Handbuch zu erklären.

Eine Bestandsaufnahme, die zugegebene, noch an der Oberfläche kratzt. So ist EagleFiler auch in der Lage seine Datenbank komplett zu verschlüsseln, kann mit booleschen Ausdrücken (AND, OR) in der Suche umgehen, versteht sich auf das Archivieren von E-Mails und lässt euch hier nicht nur den E-Mail-Text sondern auch die Textpassagen in eventuell vorhandenen Anhängen durchsuchen, versorgt euch für wiederkehrende Aufgaben mit Dokumenten-Vorlagen die sich auf Zuruf zum Erstellen neuer Einträge benutzen lassen und lässt sich auch mit selbstgeschriebenen Apple Script-Dateien ansprechen.

Um es kurz zu machen: Auf unseren neuen Rechnern wird EagleFiler zukünftig die Aufgaben übernehmen, um die sich bislang Together und iDocument gekümmert haben.

Bei Interesse könnt ihr den 28MB großen Downloads hier aus dem Netz laden und 30 Tage uneingeschränkt testen. Die Vollversion lässt sich anschließend für 39,25€ auf der Seite des Entwicklers beziehungsweise für 39,99€ im Mac App Store erwerben.

Laden im App Store

‎EagleFiler
Entwickler: C-Command Software, LLC

Preis: 69,99 €
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